Warum du mit Excel & Co. keine Buchhaltung machen solltest
Was ist Buchhaltung für dich?
Eine Horrorvorstellung? Etwas, das du als Kleinunternehmerin sowieso nicht richtig verstehen musst?
Oder einfach nur ein notwendiges Übel, auf das du so gar keine Lust hast? Und überhaupt: dafür gibt’s doch Steuerberater!
Ich rede mal Klartext: Buchhaltung ist das Fundament für deine Hundeschule, dein Unternehmen. Egal, wie „klein“ es sein mag.
Du machst Buchhaltung nämlich nicht nur fürs Finanzamt, sondern vor allem für dich. Damit du weißt, was reinkommt, was rausgeht und ob du überhaupt Gewinn machst.
In diesem Artikel zeige ich dir die Grundlagen, erkläre dir die Kleinunternehmerregelung und warum Excel oder Word keine gute Idee sind. Und ja: Du kannst Buchhaltung größtenteils selbst machen.
Inhaltsverzeichnis
Einleitung
Du hast dich gerade mit deiner Hundeschule als Kleinunternehmerin selbstständig gemacht oder planst es noch?
Dann solltest du ein paar Dinge wissen. Die gute Nachricht: Die Pflichten sind zum Glück nicht so kompliziert.
Die Kleinunternehmerregelung ist eine spezielle Vorschrift im deutschen Umsatzsteuerrecht. Sie sorgt dafür, dass du von der Umsatzsteuerpflicht befreit wirst.
Das bedeutet:
- Du schlägst keine Umsatzsteuer auf deine Rechnungen auf
- Du musst keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben
Das soll den Einstieg in die Selbstständigkeit einfacher machen, weil der Verwaltungsaufwand geringer ist und du Zeit und Geld sparst.
Kleinunternehmerregelung: Was sind die Voraussetzungen?
Damit du als Kleinunternehmerin giltst, darf dein Umsatz bestimmte Grenzen nicht überschreiten.
Zum Beispiel muss dein Umsatz im ersten Geschäftsjahr unter 25.000 Euro und im darauffolgenden Jahr unter 100.000 Euro liegen (Stand 2026)
Wenn du diesen Artikel später liest, können sich diese Grenzen geändert haben. Also immer kurz prüfen.
Auch als Kleinunternehmer hast du Pflichten
Zwar ist die Buchhaltung als Kleinunternehmen vereinfacht, aber das heißt das nicht, dass du gar nichts machen musst. Du musst trotzdem einige Pflichten erfüllen.
Rechnungen schreiben
Du musst ordnungsgemäße Rechnungen erstellen, aber ohne Umsatzsteuer-Ausweis. Ordnungsgemäß bedeutet zum Beispiel, dass die Rechnungsnummern fortlaufend sind und gewisse Angaben auf den Rechnungen stehen müssen.
Zum Beispiel gehört dieser Hinweis auf deine Rechnungen:
„Gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Einkommensteuer und EÜR
Du musst auf jeden Fall jedes Jahr deine Einkommensteuererklärung machen.
Dazu gehört auch die Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR.
Dabei werden Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt, um deinen Gewinn zu ermitteln.
Was bedeutet Buchhaltung überhaupt?
Buchhaltung heißt ganz einfach:
Du erfasst systematisch alle Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben und ermittekst daraus deinen Gewinn.
Gewinn = Einnahmen minus Ausgaben
Ganz wichtig: Umsatz ist nicht gleich Gewinn.
Umsatz ist das, was du deinen Kunden in Rechnung stellst.
Gewinn ist das, was übrig bleibt, nachdem alle Kosten bezahlt sind.
Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und das Zufluss-Abfluss-Prinzip
Die EÜR funktioniert nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip.
Das bedeutet: Entscheidend ist, wann das Geld wirklich auf deinem Konto landet oder abgeht.
Beispiel:
Du stellst im Dezember 2026 300 Euro in Rechnung. Der Kunde zahlt aber erst im Januar.
Dann zählt diese Einnahme steuerlich zum Januar, also ins Jahr 2027. Genauso verhält es sich bei deinen Ausgaben.
Keine Buchung ohne Beleg
Das ist einer der wichtigsten Sätze überhaupt:
Zu jeder Buchung brauchst du zwingend einen Beleg. Jede Einnahme und jede Ausgabe braucht einen Nachweis.
Ein Beleg kann sein:
- Rechnung
- Kassenbon
- Zahlungsnachweis
Ohne Beleg kannst du Ausgaben nicht steuerlich geltend machen.
Gewöhn dir an, Belege sofort ordentlich abzulegen.
Warum Excel oder Word keine Option sind
Fakt ist: Excel und Word sind nicht geeignet für deine Buchhaltung.
Warum?
Weil es gesetzliche Vorgaben gibt, wie Buchhaltungsdaten erfasst und aufbewahrt werden müssen.
Hier muss ich ein bisschen ausholen. Das Bundesfinanzministerium hat Richtlinien herausgegeben, die regeln, wie Buchhaltungsdaten und -dokumente erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden müssen, um steuerlich anerkannt zu werden.
Diese Richtline nennt sich GoBD.
Es ist die Abkürzung für GRUNDSÄTZE ZUR ORDNUNGSMÄSSIGEN FÜHRUNG UND AUFBEWAHRUNG VON BÜCHERN, AUFZEICHNUNGEN UND UNTERLAGEN IN ELEKTRONISCHER FORM SOWIE ZUM DATENZUGRIFF.
Die GoBD verlangen:
- unveränderbare Aufzeichnungen
- nachvollziehbare Abläufe
- jederzeitige Prüfbarkeit
In Excel oder Word kannst du alles löschen oder verändern, ohne dass es nachvollziehbar bleibt.
Deshalb gilt: Excel ist nicht GoBD-konform. Du brauchst ein Buchhaltungsprogramm.
Was bringt dir Buchhaltungssoftware wirklich?
Ein gutes Programm spart dir massiv Zeit und Nerven.
Die wichtigsten Vorteile:
- Automatische Bankanbindung: Kontobewegungen werden direkt importiert.
- Belege scannen: Rechnungen hochladen, Daten werden automatisch erkannt.
- Offene Posten im Blick: Du siehst sofort, wer noch nicht gezahlt hat und kannst direkt aus dem Programm Mahnungen versenden.
- Rechtssicherheit: Jede Änderung wird protokolliert, genau das will das Finanzamt.
- Kundendaten zentral gespeichert: Keine ständige Tipperei mehr.
Buchhaltung selbst machen oder Steuerberater?
Ganz ehrlich: Bestimmte Dinge musst du immer selbst machen, egal ob du einen Steuerberater hast oder nicht.
Dazu gehören:
- Rechnungen schreiben
- Belege sammeln
- Ordnung halten
Wenn du sowieso ein Buchhaltungsprogramm nutzt, kannst du auch gleich selbst buchen.
Viele machen eine Mischform:
- Du machst die laufende Buchhaltung
- Der Steuerberater übernimmt die EÜR und den Jahresabschluss
Die meisten Buchhaltungsprogramme können Daten exportieren, so dass ein Steuerberater sie in sein System importieren kann. Das funktioniert gut und spart Geld.
Checkliste: Diese Belege musst du einordnen und aufbewahren
Hier die wichtigsten Unterlagen:
- Ausgangsrechnungen (alles, was du verkaufst)
- Eingangsrechnungen (Lieferanten, Dienstleister)
- Belege für Investitionen (z. B. Computer, Ausstattung)
- Bankauszüge (auch PayPal etc.)
- Kassenberichte bei Barumsätzen
- Verträge (Miete, Leasing, Kredite)
Welche Buchhaltungsprogramme sind empfehlenswert?
Es gibt viele Anbieter. Ich selbst nutze Lexware Office für Unternehmen Hundeschule. Auch sevDesk ist eine gute Alternative. WISO MeinBüro nutze ich seit über 10 Jahren für die Hundetrainerausbildung. Wiso MeinBüro ist aber eher etwas für fortgeschrittene Nutzerinnen.
Meine klare Empfehlung:
Die Preise starten meist bei etwa 7 Euro monatlich bis ca. 25 Euro. Je nachdem, welche Features du wählst.
Mein Tipp:
Sowohl Lexware als auch sevDesk bieten eine kostenlose Testphase an. Nutze das und schau, womit du am besten klarkommst.
Fazit
Buchhaltung ist machbar, auch für dich.
Ich hoffe, du hast jetzt einen besseren Überblick und ein bisschen weniger Scheu vor dem Thema.
Buchhaltung ist nicht sexy, aber sie ist Voraussetzung für ein ordentlich geführtes Unternehmen.
Und wie immer gilt:
Du kannst alles lernen. Du musst es nur tun.
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Disclaimer:
Die Autorin übernimmt keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen. Haftungsansprüche gegen den Verfasser, welche sich auf Schäden materieller oder ideeller Art beziehen, die durch die Nutzung der dargebotenen Informationen bzw. durch die Nutzung fehlerhafter und unvollständiger Informationen verursacht wurden, sind grundsätzlich im weitest zulässigen Rahmen ausgeschlossen. Der Artikel stellt in keiner Art und Weise eine professionelle Steuerberatung dar und ersetzt diese auch nicht. Die steuerlichen Rahmenbedingungen sind immer im Einzelfall zu prüfen und können in diesem Einzelfall von Darstellungen und Informationen im Artikel abweichen
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